İrtibat Bürolarının VERBİS Kayıt Yükümlülüğü

Kısaca İrtibat Büroları

Yurt dışında yerleşik ticari işletmeler, Türkiye’deki iş ilişkilerini yürütmek için çeşitli seçeneklere sahiptirler. Yabancı ülke kanunlarına göre kurulmuş bu şirketler; bu kapsamda Türkiye’de şube açabilecekleri gibi, bir irtibat bürosu da kurabilir. İrtibat büroları, işletmelerin amacına ulaşması ve faaliyetlerini yürütebilmesi için, ticari faaliyet dışında haberleşme, irtibat sağlama, pazar araştırması yapma, temsil ve ağırlama gibi gerekli görülen bir kısım yardımcı ya da tamamlayıcı işleri yürüten yerler olarak tanımlanabilir.

İrtibat bürosuna dair hukuki düzenleme, 4875 sayılı “Doğrudan Yabancı Yatırımcılar Kanunu” (“DYYK”) ve “Doğrudan Yabancı Yatırımcılar Kanunu Uygulama Yönetmeliği (“DYY Yönetmeliği”) ile yapılmıştır. Yurt dışında yer alan kuruluşların Türkiye’de açacakları irtibat bürosunun tüm masrafları, yurt dışından getirilecek dövizle karşılanır. Azami 3 yıl süre için faaliyet izni verilen irtibat büroları, süre sonunda tekrar faaliyet izni talebinde bulunabilir.

Veri Sorumlusu ve VERBİS Nedir, Kimler VERBİS’e Kaydolmakla Yükümlüdür?

6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“KVKK”) m. 16 uyarınca; kişisel veri işleyen gerçek ve tüzel kişi veri sorumlularının, kişisel veri işlemeye başlamadan önce “Veri Sorumluları Siciline” kaydolması gerekir. Bu sicil, Kişisel Verileri Koruma Kurumu Başkanlığı tarafından hazırlanıp hizmete sunulmuş olan Veri Sorumluları Sicil Bilgi Sistemi’dir (“VERBİS”,”Sicil”).

Veri sorumlusu; kişisel verilerin işleme amaçlarını ve vasıtalarını belirleyen, veri kayıt sisteminin kurulmasından ve yönetilmesinden sorumlu olan gerçek veya tüzel kişiyi ifade eder. Veri sorumlusunun tespiti için; kişisel verilerin toplanması ve toplama yöntemi, toplanacak kişisel veri türleri, toplanan verilerin hangi amaçlarla kullanılacağı, hangi bireylerin kişisel verilerinin toplanacağı, toplanan verilerin paylaşılıp paylaşılmayacağı ve paylaşılacaksa kiminle paylaşılacağı, verilerin ne kadar süreyle saklanacağı hususlarında kimin karar verdiği dikkate alınır.

Kanun hükümleri veya Kişisel Verileri Koruma Kurulu (“Kurul”) tarafından istisna tutulanlar haricinde; Türkiye’de yerleşik gerçek ve tüzel kişi veri sorumluları, yurt dışında yerleşik gerçek ve tüzel kişi veri sorumluları ile kamu kurum ve kuruluşu veri sorumlularının Türkiye’de veri işlemeleri halinde VERBİS’e kaydolmaları gerekir.

İrtibat Bürolarının VERBİS Kayıt Yükümlülüğü

İrtibat büroları yurt dışındaki yabancı şirkete bağlıdır, şirketin emir ve talimatları dışında herhangi bir işlem yapamazlar. Yine irtibat bürolarının, yabancı şirketten ayrı bağımsız bir tüzel kişiliği bulunmamaktadır. Bu noktada irtibat bürolarının, yabancı şirketten ayrı bir veri sorumlusu sıfatının bulunup bulunmayacağı sorusu akla gelmektedir. Nihayetinde irtibat büroları; haberleşme, fizibilite araştırması yapma, tanıtım ve reklam, ülkedeki iş olanaklarını yakından takip etme ve merkez firmaya bilgi verme gibi amaçlar doğrultusunda; Türkiye’de veri işleme faaliyetinde de bulunmaktadır.

Yurt dışında yerleşik tüzel kişilerin, bu kişilerin Türkiye’de bulunan şubelerinin ve irtibat bürolarının KVKK uyarınca “veri sorumlusu” sıfatını taşıyıp taşımayacağı ve bu bağlamda VERBİS’e kayıt yükümlülüğünün mevcut olup olmadığı, Kurul’un 23.07.2019 tarih ve 2019/225 sayılı kararında ele alınmıştır.

İlgili kararda, yurt dışında yerleşik tüzel kişilerin Türkiye’deki varlıklarını ne şekilde sürdürdükleri üzerinde durulmuştur. Bu bağlamda yapılan değerlendirmeler sonucunda Kurul öncelikle, Türkiye’de doğrudan veya şubeleri aracılığıyla kişisel veri işleme faaliyetinde bulunan yurt dışında yerleşik veri sorumlularının Sicil’e kaydolmakla yükümlü olduklarına karar vermiştir. Bu veri sorumlularının Türkiye’de bulunan şubeleri açısından ise KVKK’da yer alan “veri sorumlusu” tanımını karşılamaları halinde; söz konusu şubelerin, yurt dışında yerleşik tüzel kişiden ayrı olarak Türkiye’de yerleşik veri sorumlusu olarak kabul edileceği tespit edilmiştir. İrtibat bürolarının ise yurt dışında yerleşik veri sorumlusundan ayrı olarak VERBİS’e kayıt yükümlülüğü bulunmadığına karar verilmiştir.

Kurul’un bu kararında her ne kadar irtibat bürolarının Sicil’e kaydolmasının gerekmediği belirtildiyse de bu husus, yalnızca şubeyle kıyaslanarak açıklanmış ve yeterince gerekçelendirilmemiştir. Ayrıca söz konusu kararda, Türkiye’de yalnızca irtibat bürosu veya temsilciliği bulunan yabancı şirketlerin, bunların varlığı aracılığıyla veri işlemesi halinde ne sıfata sahip olacakları da açıklanmamıştır.

Kurul’un 23.06.2020 tarih ve 2020/471 sayılı bir başka kararında ise yurt dışında yerleşik yabancı bir bankanın, Türkiye’de bulunan bir temsilciliği hakkında VERBİS kayıt yükümlülüğü açıklanmıştır. Yabancı bankaların Türkiye temsilcilikleri, Türkiye’de Açılan Temsilciliklerin Faaliyetlerine İlişkin Usul ve Esaslar Hakkında Tebliğ ile düzenlenmiştir. Söz konusu temsilcilikler, bağlı bulundukları banka adına; bankanın ve sunduğu hizmetlerin tanıtımı, piyasa araştırması ve toplanan bilgilerin merkeze raporlanması faaliyetlerini yürütmektedirler. Bu anlamda yabancı banka temsilcilikleri, irtibat bürolarıyla aynı nitelikte faaliyet yürütmektedirler. Ayrıca tıpkı irtibat bürolarının ticari faaliyet yürütememeleri gibi; yabancı bankaların Türkiye temsilcilikleri de Bankacılık Kanunu’nda yer alan birtakım faaliyetleri gerçekleştirememektedirler.

Anılan kararda; her ne kadar yabancı banka yurt dışında bulunsa ve veri işleme faaliyetini yurt dışında yürütse bile, yabancı bankanın temsilciliği aracılığıyla Türkiye’de devamlı olarak var olduğuna işaret edilmiştir. Kurul bu sebeple, temsilciliğin faaliyetleri ile yabancı bankanın kişisel veri işleme faaliyetleri arasında bir bağlantı kurmuştur. Dolayısıyla yurt dışında yerleşik bankanın, veri sorumlusu sıfatı ve buna bağlı olarak da VERBİS’e kayıt yükümlülüğü doğmaktadır.

İrtibat bürosu aracılığıyla Türkiye’de devamlı mevcudiyeti bulunan yabancı tüzel kişinin, bu kapsamda veri sorumlusu sayılacağı ve VERBİS’e kaydolmakla yükümlü olduğu anlaşılmaktadır. Buna karşılık irtibat bürosunun, doğrudan doğruya kendisinin Sicil’e kayıt yükümlülüğü bulunmayacaktır. Veri Sorumluları Sicili Hakkında Yönetmelik’te Türkiye’de yerleşik olmayan veri sorumlularının, kişisel veri işlemeye başlamadan önce “temsilcileri vasıtasıyla” Sicil’e kaydolacakları düzenlenmiştir. Bu doğrultuda yurt dışında yerleşik yabancı tüzel kişilerin, öncelikle “veri sorumlusu temsilcisi” ataması ve bu atamaya ilişkin onaylı belgeyi kayıt başvurusu sırasında ıslak imzalı şekilde Kişisel Verileri Koruma Kurumu’na iletmesi gerekmektedir. İrtibat bürosunun söz konusu olduğu durumlarda, veri sorumlusu temsilcisinin irtibat bürosunun başındaki kişi olması yerinde olacaktır. Yurt dışındaki şirketin yetkili organınca alınacak olan “veri sorumlusu temsilcisi atanmasına ilişkin karar” ve bunun asgari içeriği, Veri Sorumluları Sicili Hakkında Yönetmelik m. 11/3’te şu şekilde düzenlenmiştir:

“Veri sorumlusu temsilcisi atama kararı, asgari olarak aşağıda belirtilen hususları kapsayacak şekilde düzenlenir:

Kurum tarafından yapılan tebligat veya yazışmaları veri sorumlusu adına tebellüğ veya kabul etme,
Kurum tarafından veri sorumlusuna yöneltilen talepleri veri sorumlusuna iletme, veri sorumlusundan gelecek cevabı Kuruma iletme,
Kurul tarafından başkaca bir esasın belirlenmemiş olması halinde; ilgili kişilerin Kanunun 13. maddesinin birinci fıkrası uyarınca veri sorumlusuna yönelteceği başvuruları veri sorumlusu adına alma ve veri sorumlusuna iletme,
Kurul tarafından başkaca bir esasın belirlenmemiş olması halinde; ilgili kişilere Kanunun 13. maddesinin üçüncü fıkrası uyarınca veri sorumlusunun cevabını iletme,
Veri sorumlusu adına Sicile ilişkin iş ve işlemleri yapma.”

KVKK’nın uygulanmasıyla ilgili olarak Kişisel Verileri Koruma Kurumu tarafından veri sorumlusuyla kurulacak her türlü iletişim; Türkiye’de yerleşik olmayan veri sorumluları için, veri sorumlusu temsilcisi vasıtasıyla gerçekleştirilecektir. Veri sorumlusu temsilcisi ise kendi bünyesinde veya bünyesi dışında bir kişiyi “irtibat kişisi” olarak atayacaktır. Bu irtibat kişisinin, Türkiye’de yerleşik ve Türkiye Cumhuriyeti vatandaşı bir gerçek kişi olması gerekmektedir.

Sonuç

Türkiye’de yerleşik olmayan kuruluşların, Türkiye’de birtakım yollarla varlık göstermesi ve veri işlemesi mümkündür. Bu şirketler Türkiye’de doğrudan doğruya veri işleyebilecekleri gibi, şubeler aracılığıyla da varlıklarını sürdürebilir ve kişisel veri işleme faaliyetinde bulunabilirler. Bununla birlikte bu şirketlerin, temsilcilik veya irtibat bürosu gibi, şubeden çok daha sınırlı varlıkları bulunması da mümkündür.
Türkiye’de irtibat bürosu veya şube bulunduran yurt dışındaki tüzel kişiler, veri işleme faaliyetlerinde bulunuyor ve KVKK anlamında veri sorumlusu sayılıyorlarsa, VERBİS’e kayıt yükümlülükleri doğacaktır.
Yurt dışındaki merkez şirketin Türkiye’de bulunan şubeleri, ayrı bir tüzel kişilikleri bulunmamakla birlikte, veri sorumlusu olarak kabul edilecek ve bu sıfattan doğacak yükümlülüklere tabi olacaklardır.
Türkiye’de bulunan irtibat bürolarının ise merkez şirketten ayrıca VERBİS’e kayıt yükümlülüğü bulunmamaktadır. Ancak merkez şirketin KVKK anlamında veri sorumlusu olduğu ve VERBİS’e kayıt yükümlülüğü bulunduğu durumda, şirket adına VERBİS’e ilişkin birtakım işlemlerin yapılması söz konusu olacaktır. Gerçekleştirilecek bu başvuru ve prosedür işlemlerinin, irtibat bürosunca yerine getirilmesi gerekecektir.